e-Defter nedir?
2011 yılında hayata geçirilen Elektronik Defter uygulaması, 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu'na ("TTK") göre ticari defter tutma yükümlülüğü bulunan kişilerin, yevmiye defteri ve defter-i kebir defterlerini TTK ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nda (“VUK”) ticari defterler için öngörülen hükümlerinden bağımsız olarak elektronik ortamda kayıt altına almalarını sağlamıştır. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasına imkan tanıyan e-Defter uygulaması, GİB tarafından yönetilen bir uygulamadır.
e-Defter başvurusu nasıl yapılır?
Tüzel kişiler https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ linkinden kendilerine ait mali mühürle, gerçek kişiler ise kendilerine ait mali mühür veya elektronik imza ile başvurularını online yapabilirler.
e-Defter kimler için zorunludur?
2020 yılı cirosu 5 milyon TL'yi aşan firmalar 1 Temmuz 2021 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçmeleri, 1 Ocak 2022 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçmeleri gerekiyor.
2021 yılında e-defter uygulamasına geçen firmalar olduğu gibi GİB tarafından yayınlanan kılavuzda da belirtildiği üzere GİB’in uygun gördüğü sektörlere 3 ay süre verme şartıyla e-defter, e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçirebiliyor.
e-Fatura, e-arşiv fatura ve e-defter uygulamalarına geçişlerde zorunlu olarak bir ciro sınırı bulunmaktadır. 5 milyonu aşan firmalar bu uygulamalara geçmek zorundadır.
Logo e-Defter kullanımına geçeceklerin dikkat etmesi gereken şartlar nelerdir?
Defterlerini elektronik ortamda oluşturacak, kaydedecek, muhafaza ve ibraz edecek kişilerin mutlaka dikkat etmesi gereken birtakım hususlar mevcuttur. Bunlardan ilki, kağıt üzerinde tutulmakta olan defterlerini elektronik ortama taşıyanların fiziki defter tutmaya devam edemeyecek olmalarıdır. Yani e-Defter’e geçiş halinde fiziki defterlerin usulünce kapanış tasdiki gerekmektedir.
İkinci olarak, e-Defter başvurusunda bulunacak tüzel kişi mükelleflerin mali mühür; gerçek kişi mükelleflerin ise mali mühür veya nitelikli elektronik imza sahibi olmaları gerekmektedir. Zira e-Defter başvurusu dahil olmak üzere defter ve kayıtlara yönelik ispat şartı mali mühür, nitelikli elektronik imza veya zaman damgası ile güvence altına alınmıştır.
Bundan başka, defterlerini elektronik ortamda oluşturacak, kayıt ve ibraz edecek mükelleflerin, bu işlemleri gerçekleştirirken kullanacakları yazılımın Gelir İdaresi Başkanlığından uyumluluk onayı almış bir yazılım olması şarttır. Bu kapsamda, 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında Gelir İdaresi Başkanlığından uyumluluk onayı alan yazılımların listesine bu link üzerinden ulaşılabilir.
e-Defter mükelleflerin karşılaşılabilecekleri yasal sonuçlar
e-Defter uygulamasının yukarıda sayılan kişi grupları için yasal bir yükümlülük olarak öngörülmesinin doğal sonucu olarak bu yükümlülüğe birtakım yasal sonuçlar bağlanmıştır.
Bu bağlamda, e-Defter uygulamasına geçmekle mükellef olduğu halde süresi içerisinde e-Defter’e geçmeyen mükellefler hakkında VUK’ta öngörülen cezai hükümlerin uygulanacağı hüküm altına alınmıştır.
Ayrıca uygulamaya geçmeyen ancak e-Defter haricinde defter tutmaya devam eden mükelleflerin e-Defter haricinde tuttukları defter ve kayıtlar da tutulmamış sayılmaktadır.
e-Defter uygulamasının sağladığı kolaylıklar
Düşük Maliyet
Fiziken defter tutmanın hem zaman ve personel hem de kırtasiye ve formalitelerden kaynaklı maliyetleri oldukça yüksektir. e-Defter uygulamasının sağladığı kolaylıklar neticesinde defterlerin tutulması için sarf edilen enerji ve zaman en aza indirilirken defterlerin kaydı ve muhafazası için harcanan kağıt ve fiziki arşiv alanından da tasarruf edilir.
Dahası, elektronik defterlerin birtakım şekil zorunluluklarından muaf olması nedeniyle noter tasdiki için ilave kaynak ayrılmasına gerek kalmaz.Bu sayede, tasarruf edilen personel ve kaynaklar işletmenin diğer operasyonlarına aktarılarak etkinlik kazanımları elde edilirken doğayı korumak adına önemli bir adım atılmış olur.
Hızlı ve Doğru
Uygulamaya aktarılan kayıtların Gelir İdaresi Başkanlığından onaylı bir yazılım üzerinden uluslararası standartlara uygun formatta tutulması, mükelleflere ve uygulamaya katılan diğer kişilere hem pratiklik hem de standardizasyon kazanımlarını sağlar.
Fiziki defterlerdeki usulün aksine, defterler üzerinde uygulama aracılığıyla değişiklik yapmak ve gerektiği takdirde ilgili makamlara ibraz etmek son derece basit ve süratli hale gelir.
Ek olarak, işletmenin bilgi sistemine kaydedilen bilgilerin yeknesaklığı ve doğruluğu da bu sayede güvence altına alınır.
Güvenli
Dijital ortama taşınan kayıtlar mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edileceğinden güvenli bir ortamda saklanmış olur. Bu şekilde, defterlerde yapılacak değişiklikler ile ibraz süreçlerinin güvenliği de artırılır, zira bu tarz işlemlerin takibi elektronik kayıtlar üzerinden her an kolayca mümkün hale gelir.
e-Defter uygulamasını kimler kullanabilir?
Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabilir.
e-Defter uygulamasında yasal zorunluluklar
e-Defter uygulamasına yönelik usul ve esasları düzenleyen 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğin ilgili hükümlerinde, e-Defter tutma zorunluluğu bulunan kişiler şu şekilde sayılmıştır:
e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler - Zorunluluk kapsamına giren mükellef grupları 421 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin ilgili hükümlerinde detaylandırılmıştır TTK 397/4 uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler
Yasal zorunluluk altında bulunan yukarıdaki kişiler dışında kalan; ancak 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yer alan şartları taşıyan gerçek ve/veya tüzel kişiler ise istedikleri takdirde e-Defter uygulamasına tercihen dahil olabilirler.
3. Daha fazla bilgi için buraya tıklayabilirsiniz.
e-Defter hakkında soru ve cevaplar
e-Defter Nedir?
e-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemdir. Kayıtlar standart bir xml formatında hazırlanır.
e-Defter kimler için zorunludur?
2020 yılı cirosu 5 milyon TL'yi aşan firmalar 1 Temmuz 2021 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçmeleri, 1 Ocak 2022 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçmeleri gerekiyor.
2021 yılında e-defter uygulamasına geçen firmalar olduğu gibi GİB tarafından yayınlanan kılavuzda da belirtildiği üzere GİB’in uygun gördüğü sektörlere 3 ay süre verme şartıyla e-defter, e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçirebiliyor.
e-Fatura, e-arşiv fatura ve e-defter uygulamalarına geçişlerde zorunlu olarak bir ciro sınırı bulunmaktadır. 5 milyonu aşan firmalar bu uygulamalara geçmek zorundadır.
e-Defter beratı nedir?
Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır.
e-Fatura kullanıcısı olmadan, e-Defter kullanıcısı olabilir miyim?
1 Sıra no’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişiklik ile e-Defter uygulamasının ön koşullarından olan e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu kaldırılmıştır. Yani e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmadan e-Defter uygulamasından yararlanılabilir.
e-Defter uygulamasının avantajları nelerdir?
e-Defter uygulamasıyla birlikte dosyalarınızı güvenli bir ortamda saklamış olursunuz.
Sayfa adedine göre kağıt bastırmanız ve de notere onaylatmanız gerekmez.
Mürekkep masrafınız ortadan kalkar.
Defterler için yazıcıdan çıktı almanıza gerek kalmaz.
Arşiv maliyeti ortadan kalkar, zaman ayırmanıza gerek kalmaz.
e-Defter çözümünü kullanmaya nasıl başlayabilirim?
https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ linkinden tüzel kişiler kendilerine ait mali mühür, gerçek kişiler ise kendilerine ait mali mühür veya elektronik imza ile başvurusunu internet üzerinden yapabilir. Kullanıcılar elektronik fatura uygulaması için temin ettiği mali mührünü elektronik defter uygulamasına başvurmak için de kullanabilir. Bunun dışında posta yolu ile başvurular kabul edilmemektedir.
e-Defter uygulamasında neden eLogo'yu tercih etmeliyim?
Özel entegratörlük e-Defter saklama hizmetimiz uluslararası ve GİB'in standartlarında olup Türkiye'de lisans almış ve gereksinimleri yerine getirmiş ilk firmayız.
Bununla birlikte; kullandığınız muhasebe programı ne olursa olsun, Logo e-Defter ile “Yevmiye Defteri”’ ve “Defter-i Kebir”’ belgelerinin, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği standartlara uygun olarak hazırlanmasını ve elektronik olarak GİB'e kolayca gönderilmesini sağlıyoruz. Logo e-Defter ile Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir belgelerinin kağıt ortamında basılması ve saklanması gibi zahmetli ve maliyetleri işlemleri elektronik ortamda kolayca ve maliyetsiz olarak yapma imkanını sunuyoruz.
e-Defter ile iş akışı nasıl gerçekleştirilir?
Yevmiye defter boyutunun sınırı aşıp aşmamasına bakılır ve defter imzalanır,
Defterin şema ve şematron kontrolü yapılır,
Yevmiye defterinin beratı oluşturularak imzalanır,
Defterin beratı şema ve şematron kontrolü yapılır,
Berat sıkıştırılır.
Hatası bulunmayan dosyalar GİB’in web sitesine yüklenir.
e-Defter ikincil kopyaların GİB’e saklanması tebliği nedir?
Gelir İdaresi Başkanlığı 9 Ekim 2020’de yayınladığı tebliğ ile e-Defter gönderme sonrası ikincil kopyaların GİB sistemlerinde saklanması zorunluluğu getirmiştir. Bu zorunluluk 2020 Ocak defterlerinden başlamakta olup takip eden dönemlerde defterler 3 aylık periyotlarla GİB sistemlerinde saklamalıdır.
Ek olarak Defterlerinizin GİB ssitemlerinde saklanması, kendi saklama zorunluluğunuzu sona erdirmemiş olup GİB’in talebi doğrultusunda sistemlerinde mevcut olsa dahi sizlerden veri talep edebilir ve beyan etmeniz zorunludur.
e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının saklanmasına ilişkin zorunluluk hangi mükellefleri ve hangi dönemleri kapsamaktadır?
e-Defter uygulamasına dahil olan tüm mükellefleri kapsamakta olup; 2020/Ocak ve müteakip dönemlere ilişkin e-Defter dosyaları ile berat dosyalarının ikincil kopyalarının Gelir İdaresi Başkanlığının bilgi işlem sistemine yüklenmesi zorunludur.
eLogo bu tebliğe istinaden bir hizmet sunuyor mu? Hizmetten faydalanabilmek için yapılması gerekenler nelerdir?
eLogo olarak e-Defter mükellerine bu hizmeti sunmaktayız. Defterlerinizi eLogo sistemleri aracılığıyla otomatik olarak GİB sistemlerinde saklamak için aşağıdaki adımları tamamlamanız gerekmektedir:
e-Logo’da e-Defter saklama hizmetiniz bulunmalıdır. Mevcut değilse eLogo Sipariş Portalı üzerinden e-Defter Saklama hizmetini eklemeniz gerekmektedir. Eklenen hizmet otomatik aktif statüsünde hesabınıza yansıyacaktır.
https://efatura.elogo.com.tr/ Entegratörlük portal hesabınıza giriş yaparak e-Saklama menüsü altında ki e-Defter Saklama sayfasında ‘Yükle’ butonu ile öncelikle defterlerinizi eLogo sistemlerine eksiksiz ve başarılı şekilde yüklemeniz gerekmektedir. Not: Defter türleri Y-YB-K-KB-GIBYB-GIBKB-DR ‘dir. eLogo sistemlerinde ilgili aya ait defter beratı DR dosyası da yüklü olmalıdır.
eLogo Saklama işlemleri yapıldıktan sonra ya da defterleriniz zaten mevcut ise hesabınızda üst menülerde yer alan Ayarlar-Parametreler menüsüne tıklayarak e-Defter parametrelerindeki e-Defter Dosyalarım Saklanmak Üzere GİB İle Paylaşılsın parametresi değeri EVET olarak seçilmelidir.
Çıkan ek sözleşmede ‘Okudum, anladım. Kabul ediyorum’ alanı işaretlenerek ‘Tamam’ butonu ile kaydedilmelidir. Parametre EVET yapıldıktan sonra defterleriniz sistemde bir önceki adımlarda belirtildiği gibi eksiksiz/başarılı şekilde mevcut ise statü açıklamaları otomatik olarak Yüklenen dosya doğrulamadan geçti. GİB'e gönderim için bekliyor. olarak değişecektir. e-Defterlerin GİB’e iletmesi sonrası GİB’ten yanıt döndüğünde BAŞARILI statüsü alınacaktır.
Not: GİB’e ikincil kopyaların gönderimi için e-Defterlerinizi e-Logo portal hesaplarınıza e-Defter saklama kapsamında başarılı ve eksiksiz yükleme ve parametrenizi EVET’e çekme dışında hiçbir işlem yapmanıza gerek bulunmamaktadır. Sistem belli periyotlarla işlem yaparak ikincil kopyaları GİB’e iletecektir.
e-Defterlerin ikincil kopyalarının GİB’e gönderilmesi işlemi için eLogo hesabımızdan kontör düşümü yapılacak mı?
Hayır. Parametre EVET’e çekilerek defterlerin GİB’e gönderilmesi işlemlerinde ücretlendirme ya da kontör düşümü olmayacaktır.
eLogonun Entegratör hesabında e-Defter Parametrelerinde Gelir İdaresi ile Paylaşım Parametresini EVET olarak değiştirdiğimde portalda Başarılı(yeşil) olarak saklanan defterler kırmızı renkte gözüküyor, hatalı mıdır?
Hayır bu bir hata statüsü değildir. Portal hesabınızda Başarılı olarak saklanan ve öncesinde Yeşil rengiyle simgelenen defterleriniz İkincil Dosyaların Gib’e saklanması kapsamında Gib’e gönderilecek parametresi EVET seçildiğinde ve Gib’e gönderilecek statüsüne geçtiğinde Durum açıklamaları -Yüklenen dosya doğrulamadan geçti. GİB'e gönderim için bekliyor-(Kırmızı) olarak gözüküyor olacaktır. İkincil kopyaların Gib’e gönderim yapılarak Gib’den nihai Başarılı statü alındığında da portalda Başarılı (yeşil) statü görünecektir.
e-Defterlerin Portala saklanması işleminde portalda defterlerimiz Kırmızı -Ünlem ile görünmektedir. Açıklamada dosya işleniyor yazmaktadır. Hatalı mıdır?
Geliştirme öncesi portala saklama yapılan defterler mor renkte ve durum alanında işlemin sürdüğünü simgeleyen bir işlenme (Loading) ekranı görünmekteydi. İkincil kopyaların GİB’e saklanması kapsamında artık ilk adım olan portala saklama işleminde defterler portala işlenirken işlem arka planda sürdüğünden kırmızı-ünlem görünmektedir. Saklama işlemi başarılı olarak yapıldığında e-Defter dosyalarım saklanmak üzere GİB ile paylaşılsın parametresi EVET ise GİB’e gönderilecek statüsüne geçecek ve Durum açıklamaları -Yüklenen dosya doğrulamadan geçti. GİB'e gönderim için bekliyor-(Kırmızı) olarak gözükecektir. e-Defter dosyalarım saklanmak üzere GİB ile paylaşılsın parametresi HAYIR ise defterlerin portala saklaması Başarılı olarak sonuçlandığında Başarılı (Yeşil) statü alınacaktır. NOT: e-Defter saklama işlemi sırasında hata alındığında Durum açıklamalarında HATALI yazacak olup hata açıklaması da belirtilecektir.
Entegratörlük Portalından Gelir İdaresi Başkanlığına başarılı olarak iletilmiş defterleri Gelir idaresi Başkanlığı dosya sorgulama alanından kontrol ederken dikkat edilecek hususlar nelerdir?
Mali mühürünüz ile https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ adresine giriş yaptığınızda açılan ekranda sadece dönem adı yazılmalı ve ‘’Tüm Paketleri Getir’’ butonuna basılmalıdır. Paket adı giriniz kısmına dönem yazılmamalı ve boş bırakılmalıdır. Sadece DÖNEM bilgisi yazılarak dosyalar Kontrol edilmelidir.
https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ adresine Yüklenen dosyaların durumlarının “Başarılı” veya “Başarıyla gönderildi” şeklinde görünmesi arasındaki fark nedir?
Yüklenen dosyalardan durum kodu “Başarıyla gönderildi” şeklinde olanlar, işlenmek üzere kuyrukta beklemektedir. Durum kodunun, yoğunluk nedeniyle “Başarılı” koduna dönmesi zaman alabilir. Bu durumda gönderilen paketlerle ilgili bir işlem yapılmasına gerek bulunmamakta olup, durum kodunun değişimi izlenmelidir.