Satış ve satıcı takip sistemi ile, özellikle dağıtım/bayi ağı olan firmalar, satış rotaları ve hedefleri tanımlayarak satışlarını, bu satışları yapan satıcılarının performanslarını izler ve raporlar. Sistemin özellikleri şu ana başlıklar altında özetlenebilir:
Satış takibi belirli bir grup malzeme için topluca ya da her malzeme için ayrı ayrı yapılabilir.
Satış elemanlarına ait bilgiler ayrı ayrı açılan kartlarda tutulur.
Satıcı pozisyon tanımları yapılır ve satışların hangi pozisyondaki eleman tarafından yapıldığı izlenir.
Satış hedef tanımları yapılır. Hedeflerin hangi tarih aralığında geçerli olacağı, hedef türü, hedefin hangi malzeme ya da malzeme grubu için geçerli olacağı hedef tanımı yapılarak belirlenir.
Satış rota tanımları yapılır ve cari hesaplarla ilişkilendirilir. Bir müşteri birden fazla rotada yer alabilir. Rota üzerindeki noktalara uğrama sıklığı ve/veya tarihleri farklı olabilir. Periyot ve kullanım durumu rota tanım kartında belirlenir.
Rota satış elemanı bağlantısı kurularak satış elemanlarının izleyeceği cari hesaplar belirlenir.
Satış Elemanları
Satış elemanları, Satış ve Dağıtım program bölümünde Ana Kayıtlar menüsü altında yer alan Satış Elemanları seçeneği ile kaydedilir. Görev tanımına bağlı olarak iki tür satış elemanı tanımlanabilir. Tanımlanacak satış elemanın türü satış elemanları listesinde kayıt türü alanında belirlenir. Bu alan iki seçeneklidir:
Satış Temsilcisi
Plasiyer
Satış Temsilcisi: Satış temsilcileri müşteri ilişkileri yönetimi ile ilgili satış elemanlarıdır. Bu türdeki satış elemanları teklif yönetim sistemi özelliğinin kullanılması durumunda tanımlanabilir. Satış temsilcileri hedef müşteri belirleme, belirlenen bu müşterilere sunulacak teklifleri hazırlama ve bu teklifleri siparişe dönüştürme işlemlerini gerçekleştiren firma bağımsız satış elemanlarıdır.
Plasiyer: Bu satış elemanları, belirli bir satış rotasına göre sıcak satış yapan satış elemanlardır. Plasiyerler firma bağımlı satış elemanlardır. Satış elemanı tanımlamak ve var olan tanımlar üzerinde yapılacak işlemler için satış elemanları listesinde yer alan düğmeler ve sağ fare tuşu menüsünde yer alan seçenekler kullanılır.
Ekle : Yeni satış elemanı tanımlamak için kullanılır.
Değiştir : Satış elemanı tanım bilgilerini değiştirmek için kullanılır.
Çıkar : Seçilen tanımı silmek için kullanılır. Statüsü kullanımda olan tanımlar silinemez.
İncele : Satış elemanı bilgilerini inceleme amaçlı görüntüler.
Kopyala : Tanım bilgilerini kopyalamak için kullanılır. Hızlı bilgi girişene olanak sağlar.
Toplu Kayıt Çıkar : Seçilen tanımların toplu olarak silinmesinde kullanılır. Ancak statüsü kullanım dışı olan satış elemanları silinebilir.
Kayıt Bilgisi : Satış elemanının ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Tarihçe özelliği ile aynı zamanda kayıt üzerinde işlem yapan tüm kullanıcıları listelemek de mümkündür.
Ek Bilgi Formları : Logo Object Designer ile satış elemanı için tanımlanmış ek alanları görüntülemek için kullanılır.
Satış Faaliyetleri : Satış elemanına ait satış faaliyetlerine ulaşmak için kullanılır.
Satıcı-Cari Hesap Bağlantısı : Satış elemanı cari hesap bağlantısını sağlamak için kullanılır. Bu seçenek, plasiyer türündeki satış elemanı için geçerlidir.
Satış Rotası : Satış elemanına ait rota bilgilerinin kaydedilmesinde kullanılır. Bu seçenek, plasiyer türündeki satış elemanı için geçerlidir.
Satış Hedefleri : Satış elemanının satış hedeflerini kaydetmek için kullanılır. Bu seçenek, plasiyer türündeki satış elemanı için geçerlidir.
Kayıt Sayısı : Kayıtlı satış elemanı sayısını türlerine göre ve toplam sayısı ile görüntüler.
Güncelle : Satış elemanları listesini güncellemek için kullanılır.
Öndeğerlere Dön : Satış elemanları listesini programda tanımlı ölçütlerde görüntülemek için kullanılır.
Kısayol Oluştur : Satış elemanı tanımı ve/veya satış elemanları listesi için kısayol oluşturma işlemlerinde kullanılır.
Kısayol Gönder : Oluşturulan kısayolu diğer kullanıcılara e-posta ile göndermek için kullanılır.
Satış Elemanı Bilgileri
Firmadaki satış elemanlarına ait bilgiler ayrı ayrı açılan kartlarda tutulur. Satış elemanları, satış pozisyon tanımları ile ilişkilendirilerek gruplanır. Satış hedefleri her satış elemanı için ayrı ayrı belirlenir. Satış raporları, her satış elemanı için ayrı ayrı alınabileceği gibi grup bazında da alınır. Satış elemanı tanımları ile yalnızca satış yapan elemanlar değil tahsilat ve dağıtım yapan elemanlar da kaydedilir. Bir başka deyişle firmanın satış ve ödeme takip organizasyonu ile ilgili tüm elemanlar tanımlanır.
Satış elemanları, Ana Kayıtlar menüsü altında yer alan Satış Elemanları seçeneği ile tanımlanır. Kart üzerinden kaydedilen bilgiler şunlardır:
Kod: Satış elemanı kodudur. Satış ve satıcı takip sisteminde her eleman bir kod verilerek kaydedilir. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklama: Satış elemanın adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Açıklama da önemli bir alan olmasına karşın açılan kartların açıklaması olmak zorunda değildir. Farklı tanımlar için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir. Ancak arama, sıralama vb. işlemler açıklama bilgisine göre de yoğun bir şekilde yapılabileceğinden, tanımlar satış elemanı açıklamasının ilk on karakterine göre de sıralıdır. Bu nedenle satış elemanı kodunda olduğu gibi açıklamasının da ilk on karakterinin ayırt edici bilgi taşıması raporlama için yararlıdır.
Kullanıcı: Satış elemanının sistemdeki kullanıcı adıdır.
Özel Kod: Satış elemanlarını gruplamak amacıyla kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod, satış elemanı tanımlarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod aynı zamanda raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Satış elemanı tanımı yetki kodudur. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği kartlar belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Pozisyon: Satış elemanının pozisyonunun belirlendiği alandır. Tanımlı pozisyon kodları listelenir ve seçim yapılır.
Statü: Satış elemanın fiş ya da faturalarda kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. Kullanımda ve kullanım dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanımda seçimi yapıldığında tanım aktif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılır. Kullanım dışı seçiminde ise pasif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılamaz. Satış ve satıcı takip sisteminde satış elemanı ile cari hesap bağlantısı kurularak hangi cari hesaplara ait satış işlemlerinin yapılacağı belirlenir, kontroller konarak satıcı kodu verilmeden fiş kaydedilmesi önlenir.
Satıcı - Cari Hesap Bağlantısı
Satıcı cari hesap bağlantısı ile plasiyerlerin belirli periyotlarda hangi Müşterileri ziyaret edeceği belirlenir.
Satış elemanları listesinde sağ fare tuşu menüsünde yer alır. Bağlantı bilgileri tablo üzerinde yer alan alanlardan kaydedilir.
Satış elemanı ile ilişkilendirilecek her cari hesap ayrı bir satırda kaydedilir.
Cari hesap bağlantıları listesinde yer alan bilgiler şunlardır:
Cari Hesap Kodu: Satış elemanının ilgileneceği cari hesabın kodudur. Kayıtlı cari hesap kartları listelenir ve ilgili cari hesap seçilir.
Cari Hesap Açıklaması: Satış elemanının ilgileneceği cari hesabın adı ya da açıklamasıdır. Bu alandan da kayıtlı cari hesap kartları listelenir ve ilgili cari hesap seçilir.
Başlangıç Tarihi: Satış elemanının hangi tarihten itibaren seçilen müşteri ile ilgileneceğini belirtir.
Ziyaret Günü: Satış elemanının müşteriyi hangi gün ziyaret edeceğini belirtir.
Ziyaret Periyodu: Satış elemanının müşteriyi hangi sıklıkla ziyaret edeceğini belirtir.
Bir cari hesabın birden fazla satış elemanına bağlanması engellenebilir. Bunun için Finans parametrelerinde yer alan "Bir Cari Hesap Sadece Bir Satış Elemanına Bağlanabilsin" parametre satırında "Evet" seçiminin yapılması gerekir. |
Sevkiyat Adresi: Satış elemanı ile ilgili olduğu cari hesap bağlantısının sevk adresi bazında yapılması için kullanılır. Fişlerde cari hesap seçimi yapıldığında, önce sevkiyat adresi bulunarak sonra cari hesap ve sevk adresine göre satış elemanı ataması yapılır.
Pozisyon Kodları
Pozisyon kodları ile firmanın satış organizasyonu tanımlanır. Satış elemanları tanımlanırken her bir eleman bir pozisyonla ilişkilendirilerek hedefleri belirlenir. Satıcı pozisyon kodu, satış elemanlarını gruplamakta kullanılan koddur. Her firma kendi işleyişine uygun olarak kodlama yapabilir. Pozisyon kodları ile, satış elemanları görevlerine ve satış organizasyonuna göre listelenir. Satışlar ve satış hedefleri için pozisyonlara göre değişik analizler yanında, satıcıların performans ölçümleri yapılır. Satıcı pozisyon kodları, Satış ve Dağıtım program bölümünde Ana Kayıtlar menüsü altında yer alır. Pozisyon kodları penceresi tablo biçimindedir. Tablonun üst bölümünde, kodların geçerli olacağı firma ve unvanı, satırlarda ise pozisyon kod ve tanımları yer alır.
Pozisyon Kodu: İlgili pozisyon kodu kaydedilir. Her pozisyon için ayrı bir kod verilmelidir. Pozisyon kodları verilirken hiyerarşik kodlama yapılabilir. Her bir pozisyon istenen sayıda alt pozisyon içerebilir. Kodlama sistemine göre belirli bir pozisyon, başka bir deyişle görev tanımı altında yer alması istenen pozisyonlar birbirinden seviye ayıracı ile ayrılır. Hiyerarşik kodlama sisteminde seviye ayıracı olarak noktalama işaretleri (nokta, virgül vb.) kullanılır. Satıcı pozisyon kodlarına, satış elemanı tanım penceresinden ulaşılır. Tanımlanan elemanın ait olduğu pozisyon seçilir.
Tanımı: Pozisyon açıklaması ya da adıdır.
Satış Rotaları
Rota, belirli zamanlarda ziyaret edilecek müşteri listesini içerir. Satış ve satıcı takip sisteminde istenen sayıda rota tanımı yapılır. Kayıtlı rota bilgileri değiştirilebilir, silinebilir, belirli bir süre kullanımdan kaldırılabilir. Bir müşteri birden fazla rotada yer alabilmektedir. Rota üzerindeki müşterilere uğrama sıklığı ve ziyaret tarihi farklı olabilir. Örneğin, bir müşteri haftada iki kere ziyaret edilebileceği gibi bu ziyaretler haftanın belirli günleri de yapılabilir. Rota periyodu rota tanımında belirtilir. Rota satış elemanı bağlantısı kurularak, satış elemanlarının müşteri ziyaretleri önceden planlanır ve ziyaretler düzenli bir şekilde izlenir.
Satış Rotaları, Satış Elemanları Listesi'nde sağ fare tuşu menüsünde yer alır. Yeni rota tanımlamak ve var olan tanımlar üzerinde yapılacak işlemler için ilgili simgeler ve F9-sağ fare tuşu menüsündeki seçenekler kullanılır.
Ekle : Yeni rota tanımı yapmak için kullanılır.
Değiştir : Rota bilgilerini güncellemek için kullanılır.
Çıkar : Rota tanımını silmek için kullanılır.
İncele : Rota bilgilerini inceleme amaçlı görüntülemek için kullanılır.
Kopyala : Rota bilgilerini yeni bir tanıma kopyalamak için kullanılır.
Toplu Kayıt Çıkar : Seçilen tanımları toplu olarak çıkarmak için kullanılır.
Kayıt Bilgisi : Rota tanımının ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Tarihçe özelliğinin kullanılması durumunda, kayıt üzerinde işlem yapan tüm kullanıcıları listelemek de mümkündür.
Kayıt Sayısı : Kayıtlı toplam rota sayısını görüntüler.
Güncelle : Satış rotaları listesini güncellemek için kullanılır.
Öndeğerlere Dön : Pencere boyutlarını programda tanımlı boyutlarda görüntülemek için kullanılır.
Satış Rotası Bilgileri
Kod: Rota tanım kodudur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kod bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklama: Rota tanımının adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Açıklama da önemli bir alan olmasına karşın açılan kartların açıklaması olmak zorunda değildir. Farklı tanımlar için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir. Ancak arama, sıralama vb. işlemler açıklama bilgisine göre de yoğun bir şekilde yapılabileceğinden, tanımlar rota açıklamasının ilk on karakterine göre de sıralıdır. Bu nedenle rota kodunda olduğu gibi açıklamasının da ilk on karakterinin ayırt edici bilgi taşıması raporlama için yararlıdır.
Durum: Rotanın statüsü bu alanda belirlenir. Bu alan geçerli ve geçersiz olmak üzere iki seçeneklidir.
Periyot: Rota kapsamındaki cari hesaplara uğrama sıklığı (örneğin haftada bir gün, aylık periyotlarda vb.) belirtilir.
Özel Kod: Rota tanımlarını gruplamak amacıyla kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının rota tanımlarını kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod bilgisi aynı zamanda raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır.
Cari Hesap Kodu / Açıklaması: Rota ile ilişkili cari hesabın kodu ve açıklamasıdır. Rota tanım penceresinde satırlar şeklinde görüntülenen bölümde, bu rota kapsamındaki cari hesaplar belirtilir. Tanımlı cari hesaplar listelenir ve seçim yapılır. Sadece rota tanımının ait olduğu satış elemanı ile ilişkilendirilmiş cari hesaplar seçilebilir.
Rota / Satış Elemanı Bağlantısı
Rota / Satış elemanı bağlantısı, Satış Elemanları listesinde F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alan Satış Rotası seçeneği ile her satış elemanı için ayrı ayrı kaydedilir.
"Ekle" seçeneği ile ekrana getirilen rota tanım penceresi iki ana bölümden oluşmaktadır. Üst bölümde bulunan alanlardan rota kayıt bilgileri, satırlardan ise bu rota ile izlenecek cari hesap bilgileri kaydedilir.
Satış Hedefleri
Satış ve satıcı takip sisteminde her satış elemanı için satış hedefi belirlenir, bu hedefler kaydedilir, raporlarda filtre olarak kullanılır ve çeşitli analiz raporları alınır. Satış ve satıcı takip sisteminde yer alan tüm satış elemanlarının hedefleri ayrı ayrı kaydedilir. Satış hedefleri, Satış Elemanları listesinde, F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alan Satış Hedefleri seçeneği ile kaydedilir.
Satış hedefleri ile, her bir satış elemanı için belirli tarih aralıklarında geçerli olmak üzere satış cirosu hedefleri, stok grubu satış hedefleri, stok satış hedefleri ile bu satışlar sırasında yapabilecekleri indirim ve masraf sınırları kaydedilir.
Ekle : Yeni satış hedefi bilgilerini kaydetmek için kullanılır.
Değiştir : Satış hedefi bilgilerini güncellemek için kullanılır.
Çıkar : Satış hedefi bilgilerini silmek için kullanılır.
İncele : Satış hedefi bilgilerini inceleme amaçlı görüntülemek için kullanılır.
Kopyala : Satış hedefi bilgilerini yeni bir tanıma kopyalamak için kullanılır.
Toplu Kayıt Çıkar : Seçilen tanımları toplu olarak silmek için kullanılır.
Kayıt Bilgisi : Satış hedefinin ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ne zaman yapıldığını görüntüler. Tarihçe özelliğinin kullanılması durumunda, kayıt üzerinde işlem yapan tüm kullanıcıları listelemek de mümkündür.
Kayıt Sayısı : Kayıtlı toplam satış hedefi sayısını görüntüler.
Güncelle : Satış hedefleri listesini güncellemek için kullanılır.
Öndeğerlere Dön : Pencere boyutlarını programda tanımlı boyutlarda görüntülemek için kullanılır.
Satış Hedefi Bilgileri
Satış hedefleri penceresinden kaydedilen bilgiler şunlardır:
Hedef Kodu: Satış hedef tanım kodudur.
Açıklama: Hedef tanımının adı ya da açıklayıcı bilgisidir.
Hedef Türü: Satış hedef türünün belirlendiği alandır. Satış hedef tanımı yapılırken hedef türü seçilerek, belirli tarih aralığında satış elemanının ulaşması gereken satış hedefleri kaydedilir. Hedefler ürün ya da ürün grubu bazında miktar ya da toplam tutar olarak verilebilir. Satış elemanının bu satışlar sırasında yapabileceği indirimler ve masraflar için sınır konabilir. Tür alanında yapılan seçime bağlı olarak diğer alanlara bilgi girilir.
Satış hedefi 4 şekilde verilebilir. Seçilen hedef türüne göre ilgili alanlara bilgiler kaydedilir. Hedef türleri şunlardır:
Toplam Satış Cirosu: Satış hedefi toplam satış cirosu verilebilir. Satış elemanı için belirli tarih aralıklarına ilişkin net satış cirosu, indirim ve masraf sınırları verilir. Hedef türü olarak toplam satış cirosu seçimi yapıldığında, tutar alanına net satış cirosu toplamı kaydedilir. Satış elemanının indirim ve masraf sınırları ise indirim ve masraf sınırı alanlarında kaydedilir.
Stok Grubu Satış Cirosu: Satış elemanı için belirli tarih aralıklarında ve belirli stok gruplarına ilişkin hedef tanımlanacaksa bu seçenek kullanılır. Malzeme grubu satış hedefleri ciro ve miktar üzerinden verilebilir.
Satış hedefi stok grubu toplam satış cirosu olarak verilecekse, stok grup kodu alanında stok grubu seçilir. Tutar alanına bu stok grubu için yapılması düşünülen net satış tutarı kaydedilir.
Satış elemanının yapabileceği indirim ve masraf sınırları ise indirim ve masraf sınırı alanlarında belirtilir.
Stok Grubu Satış Miktarı: Satış hedefi, belirli bir stok grubu için ciro yanında, miktar olarak verilebilir. Bu durumda hedef türü olarak stok grubu satış miktarı seçilir. Grup kodu alanında, stok grubu, miktar hedefi alanında ise bu stok grubu için yapılması hedeflenen satış miktarı kaydedilir. Satış elemanının yapabileceği indirim ve masraflar ise indirim ve masraf sınırı alanlarında belirtilir.
Malzeme grup kodları Malzeme Yönetimi program bölümünde tanımlanır. Malzeme grubu, malzeme kartı kaydedilirken grup kodu alanında yapılacak seçimle belirlenir.
Stok Satış Miktarı Sınırı: Satış elemanı için hedef belirlenirken toplam ciro ve stok grubu hedefinin yanı sıra yalnızca belirli bir stok için de satış hedefi verilebilir. Satış hedefinin belirli bir stok için verilmesi durumunda, hedef türü olarak stok satış miktarı sınırı olarak belirlenir. Stok kodu alanında ilgili malzeme seçilir. Hedeflenen satış miktarı ise miktar sınırı alanında kaydedilir. Satış elemanının yapabileceği indirim ve masraflar ise indirim ve masraf sınırı alanlarında belirtilir.
Başlangıç ve Bitiş Tarihi alanlarında, hedefin hangi tarihler arasında geçerli olacağı kaydedilir.
Malzeme Bilgileri Satış hedefinin geçerli olacağı malzeme grup ve malzeme kodları grup kodu ve stok kodu alanlarında belirtilir. Satış hedefleri tutar ve miktar olarak verilir. Yapılacak azami indirim ve masraf tutarları indirim ve masraf sınırı alanlarında kaydedilir.