Logo Muhasebe Programında Masraf Merkezi Kullanımı Destek Dokümanı

Şirket ile ilgili her türlü muhasebe işlemi ve hesap durumları hesap planı üzerinden izlenir. İşlemlerle ilgili ayrıntılı detay bilgi almak daha fazla sayıda hesabın açılmasını gerektirir. Bu da hesap planının gerektiğinden fazla büyümesine neden olacaktır. Bu nedenle yardımcı bir hesap planı niteliğini taşıyan masraf merkezleri kullanılarak hesap planının gereğinden fazla büyümesi engellenir.

Özellikle maliyet muhasebesi yapılırken hesap planının yanı sıra, yapılan masrafların dağıtılacağı ayrı masraf merkezleri tanımlanabilir. Muhasebe fişleri kaydedilirken hesabın gideceği masraf merkezleri belirtilir. Masraf merkezlerine ait bilgiler her bir masraf merkezi için ayrı ayrı açılan kartlarda tutulur.

Masraf merkezleri, Genel Muhasebe program bölümünde Ana Kayıtlar menüsü altında yer alır. Masraf merkezi tanımları üzerinde yapılacak işlemler için liste penceresinin alt bölümünde yer alan simgeler ve farenin sağ tuşu tıklanarak açılan menüdeki seçenekler kullanılır. Bu menü seçeneklerinin işlevi aşağıdadır:

Ekle :Yeni bir masraf merkezi tanımlamak için kullanılır.

Değiştir :Tanım bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır.

Çıkar :Masraf merkezi tanımını silmek için kullanılır.

İncele :Masraf merkezi bilgilerini incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana getirilen tanım bilgilerinde değişiklik yapılamaz.

Kopyala :Seçilen masraf merkezi bilgilerini bir başka tanıma kopyalamak için kullanılır.

Kayıt Bilgisi :Tanımın ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını gösterir. Tarihçe özelliği ile tanım üzerinde işlem yapan tüm kullanıcı bilgileri izlenebilir.

Toplu Kayıt Çıkar :Seçilen kayıtları toplu olarak silmek için kullanılır.

Ara :Kod ya da açıklamaya göre sıralı masraf merkezleri listesinde istenen özellikteki kaydı bulmak için kullanılır.

Filtrele :Masraf merkezleri listesi'ni istenen özellikteki kayıtları içerecek şekilde görüntülemek için kullanılır.

Hesap Özeti :Seçilen masraf merkezine ait tutarları aylık toplamlar halinde listeler.

Döviz Toplamları :Masraf merkezinin işlem ve raporlama dövizi üzerinden toplamlarını listeler.

Hareketler :Masraf merkezine ait hareketleri verilen tarih ve filtre koşullarına göre listeler.

Ekstre :Masraf merkezine ait hareketlerin borç, alacak ve bakiye toplamlarının işlem bilgileri ile alındığı seçenektir.

Kayıt Sayısı :Masraf merkezleri listesinde kayıtlı masraf merkezi sayısını listeler.

Güncelle :Masraf merkezleri listesini güncellemek için kullanılır.

Öndeğerlere Dön :Pencere boyutlarını programda standart tanımlı boyutlarda görüntülemek için kullanılır.

Masraf Merkezi Kayıt Bilgileri

Masraf merkezi tanım penceresi iki ana bölümden oluşmaktadır. Üst bölümde yer alan alanlardan masraf merkezine ait bilgiler kaydedilir. Alt bölümdeki alanlar ise izleme amaçlıdır. Bu alan bilgileri yapılan işlemler sonucu otomatik olarak oluşur ve değiştirilemez.
 

Masraf Kodu: Masraf merkezi kodudur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Masraf merkezleri kodlarına göre sıralı olarak tutulmaktadır. Masraf merkezi kartlarının arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. işlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Bu nedenle tanım kaydedilirken boş bırakılmasına izin verilmeyen tek alandır.
 

Masraf Adı: Masraf merkezinin adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Masraf merkezi adı, masraf merkezi kartları için önemli bir alan olmasına karşın açılan masraf kartlarının masraf adı olmak zorunda değildir. Farklı masraf merkezi kartları için aynı masraf adı kullanılabilir. Ancak yukarıda sözü edilen arama, sıralama vb. işlemler masraf merkezi adına göre de yoğun bir şekilde yapılabileceğinden, masraf merkezi kartları açıklamanın ilk 10 karakterine göre de sıralıdır. Bu nedenle masraf merkezi açıklamasının ilk 10 karakterinin de masraf kodunda olduğu gibi ayırt edici bilgi taşıması raporlama için yararlıdır.
 

Özel Kod 1-5: Masraf merkezlerini gruplamak için kullanılacak ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod, kullanıcının masraf kartlarını kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır.
 

Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Kullanıcının hangi kartları kullanabileceği yetki kodu ile belirtilir. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi kartlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Kullanıcı yetki tanımlarında o kullanıcının hangi yetki koduna sahip hesap kartlarını kullanabileceği belirtilerek, kart bazında erişim hakkı tanımlanır. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre karta yalnızca yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
 

Statüsü: Masraf merkezi tanımının işlemlerde kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. "Kullanımda" ve "Kullanım Dışı" olmak üzere iki seçeneklidir. "Kullanımda" seçimi yapıldığında masraf merkezi aktif durumdadır ve işlemlerde kullanılır. "Kullanım Dışı" seçiminde ise pasif durumdadır ve işlemlerde kullanılamaz.
 

Masraf Durumu Bilgileri: Masraf merkezi tanım penceresinin bu bölümünde işlemler sonucu aktarılan toplamlar izlenir. Bu alanlara bilgi girilemez ve değiştirilemez. Masraf merkezine ait son toplamlar yerel, dövizli tutarlı ile borç, alacak ve bakiye kolonlarında izlenir.

Masraf Merkezi (F9) İzleme Seçenekleri

Hesap Özeti: Masraf merkezine borç, alacak ve bakiye tutarlarını aylık toplamlarla listeler.
 

Döviz Toplamları: Masraf merkezine ait dövizli hareketlerin listelendiği menü seçeneğidir.
 

Hareketler: Masraf merkezine ait hareketlerin listelendiği menü seçeneğidir.
 

Ekstre: Muhasebe hesap kartına ait hareketlerin toplam tutar ve miktar bilgileri yanında işlem bilgileri ile de alındığı seçenektir.
 

Kayıt Bilgisi: Açılan kartlar ve yapılan işlemlerle ilgili kayıt bilgisi gerek ilgili kart üzerinde F9-sağ fare düğmesi menüsünde gerekse, ilgili kart ya da fiş listelerinde yer alan Kayıt bilgileri seçeneği ile ekrana getirilir. Masraf merkezi kartı üzerinde açılan kayıt bilgisi penceresinde, kartı hangi kullanıcının eklediği, tarih ve saat bilgileri yer alır. Kart bilgilerinde yapılan değişiklikler de bilgileri son değiştiren kullanıcının adı, değiştirme tarihi ve saati ile görüntülenir.
 

Kayıt Sayısı: Kart listesinden toplam kayıt sayısını izlemek için kullanılır.

Masraf Merkezi - Hesap Özeti

Masraf merkezine ait borç, alacak ve bakiye toplamları tanım üzerinde Hesap Özeti seçeneği ile izlenir. Hesap özeti yerel para birimi ve raporlama dövizi üzerinden aylık toplamlar şeklinde alınır.
 Hesap özeti penceresi tablo biçimindedir. Tablo satırlarında mali yıl içinde yer alan aylar yer alır. Kolonlarda ise ilgili ay içinde gerçekleşen işlemler sonucunda oluşan
 

toplam tutarları yerel para birimi cinsinden yer alır. Tablonun alt bölümünde yer alan toplam satırında ise tüm ayların borç, alacak ve bakiye toplamlarına ait bilgiler listelenir.
 

Dövizli Hesap Özeti: Toplamların döviz üzerinden alınması da mümkündür. Hesap özeti penceresinde Dövizli seçeneği tıklanarak hesaba ait borç, alacak ve bakiye toplamları raporlama dövizi üzerinden alınır.

Masraf Merkezi - Döviz Toplamları

Masraf merkezine ait dövizli toplamlar kart üzerinden ya da masraf merkezi kartları listesinden incelenebilir. Bunun için F9-sağ fare düğmesi menüsündeki Döviz Toplamları seçeneği kullanılır. Açılan pencerede dövizli toplamlarının alınacağı koşullar filtre seçenekleri kullanılarak belirlenir.
 

Döviz toplamları Tarih Aralığı filtre satırında başlangıç ve bitiş tarih aralığı verilerek yalnızca bu aralıkta kalan işlemleri kapsayacak şekilde alınır. Fiş Türü filtre satırlarında yapılacak seçimle yalnızca seçilecek fiş türleri ile yapılan hareketleri içerecek şekilde döviz toplamları izlenir. Döviz toplamları filtre seçenekleri şunlardır:

Tarih Aralığı : Başlangıç / Bitiş

İşyeri No. : Tanımlı işyerleri

Bölüm No. : Tanımlı bölümler

Hareket Özel Kodu : Grup / Aralık

Muhasebe Hesap Kodu : Grup / Aralık

Fiş Türü : Açılış Fişi / Tahsil Fişi / Tediye Fişi / Mahsup Fişi / Kur Farkı Fişi / Kapanış Fişi

Fiş Durumu : Gerçek / Öneri

 Döviz toplamları penceresinin üst bölümünde masraf merkezi kartının kodu ve adı yer alır. Pencerenin orta bölümünde özel kod bilgisinin yanı sıra, toplamların hangi tarih aralığına ait olduğu izlenir. Dövizli tutarlara ait toplam bilgileri ise satırlarda listelenir.

Tablo satırlarında, her işlem dövizi türüne ait bilgiler ayrı bir satır olarak yer alır. İşlem dövizi, fişlerde kullanılan işlem dövizi türüdür. İşlem dövizi üzerinden borç, alacak ve bakiye toplamları ile birlikte yerel birim ve işlem dövizi üzerinden toplam tutarlar da ilgili alanlarda görüntülenir.

Masraf Merkezi - Hareketler

Masraf merkezine ait hareketleri listelemek için Hareketler seçeneği kullanılır. Masraf merkezi hareketlerine masraf merkezleri listesinden ulaşmak için, önce hareketleri listelenecek masraf merkezi daha sonra Hareketler seçilir.
 

Masraf merkezine ait hareketler filtrelenir ve yalnızca istenen koşullara uygun hareketler listelenir. Bunun için Masraf Merkezi Hareketleri penceresinde Filtreler seçeneği kullanılır. Masraf merkezi hareketleri filtre seçenekleri şunlardır:

Tarih Aralığı : Başlangıç / Bitiş

İşyeri No. : Tanımlı işyerleri

Bölüm No. : Tanımlı bölümler

Fiş Türü : Açılış Fişi / Tahsil Fişi / Tediye Fişi / Mahsup Fişi / Özel Fiş / Kur Farkı Fişi / Kapanış Fişi / Enflasyon Muhasebe Fişi / Konsolidasyon Düzeltme Fişi

Fiş No : Grup / Aralık

Belge No. : Grup / Aralık

Muhasebe Hesap Kodu : Grup / Aralık

Hareket Özel Kodu : Grup / Aralık

Hareket Türü : Borç / Alacak

Filtre ile ilgili koşul grup ya da aralık tanımı ile ya da listeden seçim yaparak belirlenir. Koşul belirleme işleminden sonra "Devam" düğmesi tıklanarak hareketler listelenir.

Masraf merkezi hareketleri penceresi bir tablo şeklindedir. Tablonun üst bölümünde masraf merkezi kartının kodu ve adı yer alır. Satırlarda ise masraf merkezine ait hareketler şu kolon bilgileri ile listelenir:

Masraf merkezi hareketleri listesinden fiş bilgilerinde değişiklik yapılabilir, incelemek amacıyla ekrana getirilebilir. Harekete ait fiş bilgilerinde değişiklik yapmak için "Değiştir" seçeneği, fişi incelemek için "İncele" seçeneği kullanılır.

Masraf Merkezi Ekstresi

Masraf merkezlerine ait hareketler işlem türleri ile birlikte günlük toplamlarla kart listesinden alınır. Bunun için önce ilgili masraf merkezi daha sonra F9-sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Ekstre seçilir. Filtreler seçeneği ile ekstrenin alınacağı koşullar belirlenir. Ekstre filtre seçenekleri şunlardır:

Tarih Aralığı : Başlangıç / Bitiş

Hesap Kodu : Grup / Aralık

Fiş Türleri : Açılış / Tahsil / Tediye / Mahsup / Özel / Kur Farkı / Kapanış

Fiş Özel Kodu : Grup / Aralık

Fiş Durumu : Gerçek / Öneri

Fiş Yetki Kodu : Grup / Aralık

İşyeri Numarası : Tanımlı işyerleri

Bölüm Numarası : Tanımlı bölümler

Hareket Özel Kodu : Grup / Aralık

Sayfa Düzeni : Aynı Sayfaya / Ayrı Sayfaya

İşlem Döviz Türü : Döviz seçenekleri

Koşul belirleme işleminden sonra ekstre alındığında verilen tarihler arasındaki masraf merkezi hareketleri tarih, fiş türü, fiş numarası, açıklama borç, alacak, bakiye toplam kolon bilgileri ile listelenir. Ekstre raporunun üst bölümünde muhasebe hesap kodu ve açıklaması, hesap özel kodu, yetki kodu ve birim bilgileri yer alır.

Ekstre raporunun sonunda ise muhasebe hesap hareketlerine ait toplam bilgileri yer alır.

#LogoMuhasebeMasrafMerkeziKullanım

#MasrafMerkezi